Les 6 compétences clés d'un Responsable Formation efficace
Dans un contexte marqué par la transformation digitale des entreprises, les responsables formation sont en première ligne face aux évolutions métiers et à la flexibilité des compétences. Plus important encore, quand on sait que les métiers d’aujourd’hui ne seront plus les mêmes demain, pire certains d’entre eux auront complètement disparu.
Avant de se concentrer sur les compétences des apprenants, le Responsable Formation lui-même doit détenir 6 compétences clés pour réussir ce challenge. Découvrons lesquelles !
Les bases : mettre l'apprenant au centre
Avant toute chose, toutes vos actions de formation doivent être dirigées vers un point central : vos apprenants. Vous devez faire en sorte de les connaître pour cerner leurs habitudes, leurs usages mais aussi et surtout leurs attentes, leurs besoins ou désirs face à la formation. Chaque choix de supports ou d'outils , chaque conception de module doit être une réponse pédagogique par rapport à un objectif visé ou un besoin exprimé de la part de vos apprenants.
1 - Mesurer et évaluer l'efficacité des formations
Un responsable formation doit être en mesure, au travers d’une évaluation, de mesurer la qualité de la formation et son efficacité ,en fonction d’objectifs préalablement fixés.
Avec le digital, il est possible de déployer un dispositif d’évaluation engageant pour l’apprenant. L’ingénierie digitale vous permet d’enclencher des phases d’évaluation au bon moment sans que cela ne soit vécu comme une contrainte. Par exemple, vous pouvez proposer des questionnaires d’évaluation en libre accès où chacun vient s’auto-évaluer quand il le souhaite, ou encore prévoir des évaluations formelles et « officielles » lorsqu’il se sent prêt ou suffisamment préparé.
Pour que l’évaluation contribue à améliorer l’efficacité de la formation, ne limitez pas l’évaluation à un instant T (généralement post-formation), mais structurez la en trois temps : pendant la formation (compréhension, premières difficultés rencontrées, identifier les ajustements), à la fin de la formation (niveau de satisfaction générale des apprenants et niveau d’apprentissage) et après la formation (transfert des acquis, impact opérationnel, renforcement éventuel de la formation). Cette évaluation en continu permet d’adapter votre dispositif de formation en temps réel et de l’ajuster si nécessaire.
2- Conception de contenus pédagogiques engageants
Grâce au Digital Learning, plusieurs possibilités s’offrent à vous lorsqu’il s’agit de contenus de formation. Vous pouvez utiliser les modules d’e-learning de manière autonome (l’apprenant est seul sur son ordinateur), complémentaire (d’une formation présentiel) ou assistée (par un groupe de travail, avec un tuteur ou un manager).
À vous de choisir l’option qui sera adaptée aux besoins de vos collaborateurs et qui maintiendra leur motivation. Concernant les formats, tout est possible : textes, photos, quiz, audio, vidéo, gamification…
Le responsable formation devra donc réussir à identifier les formats privilégiés par ses collaborateurs et réfléchir à la manière dont il souhaite diffuser ses contenus (LMS interne ou externe, intranet, supports internes…).
3 - Une culture digitale omniprésente
L’acculturation digitale est un premier pas pour contextualiser et se familiariser avec de nouveaux outils. Mais chaque année de nouvelles solutions apparaissent et vous devez vous tenir informé, connaître leurs modalités et leur usages.
Mais ce n'est pas tout, il convient également de suivre des formations « techniques » pour être en mesure de juger de la qualité d’une formation, interpréter les résultats (succès, abandon, échec), identifier les nouveaux besoins pour mieux orienter l’apprenant dans ses choix de carrière.
4 - Créer une communauté apprenante
Une communauté apprenante comporte plusieurs enjeux mais l'un des fondamentaux, c'est de parvenir à travailler vers un objectif commun et de savoir progresser ensemble.
Pour que ce soit une belle réussite et que la magie prenne, il faut pousser chaque collaborateur à mettre à profit collectivement ses connaissances, à adopter une logique d'entraide et de développement commun des compétences. En veillant à valoriser chaque contribution pour que chaque individu puisse être enseignant et apprenant selon le degré d’expertise ou de connaissances.
Pour cela, il faudra évidemment provoquer des moments d’échanges, de co-construction et de mutualisation des connaissances au sein des parcours de formation individuels.
5 - Décoder les "Learning Data"
Grâce aux “Learning Analytics”, il est aujourd’hui possible de collecter et d’analyser des données générées par l’apprentissage.
Ce sont toutes ces données qui concernent l’activité d’apprentissage en elle-même (modules ouverts ou abandonnés, le temps passé, la durée de connexion, les réponses aux tests, marque d’hésitation ou de doute…). C’est donc une indication sur l’évolution de l’apprenant et son comportement au sein de l’environnement d’apprentissage qui lui est proposé.
Toutes ces données qui transitent sont donc devenues des leviers importants pour faire vivre des expériences uniques, en adaptant et en tenant compte des spécificités de chacun. Le responsable formation devra alors être capable de réceptionner ces données et de les interpréter à des fins pédagogiques.
6 - Maîtriser les techniques du marketing
Plus que jamais, les Responsables Formation doivent adopter une posture de “marketeur” de la formation. Comme pour connaître son marché de clients potentiels, un Responsable Formation doit observer et analyser les collaborateurs via la mise en place de rencontres physiques, d'enquêtes ou de sondages. C'est une étape essentielle pour adapter les contenus et favoriser l'employabilité du capital humain en permanence. Les Responsables Formation devront véritablement être à l’écoute de leurs salariés : missions quotidiennes, enjeux et objectifs, difficultés rencontrées ou contraintes... Ces études devront être fréquemment renouvelées pour prendre en compte les nouveaux besoins et identifier de nouvelles attentes.
De plus, les Responsables Formation devront être des relais et vecteurs de communication pour mettre en avant leur offre de formation. On peut avoir recours à des campagnes d'affichage ou d'e-mailings, organiser des événements en interne, lancer des teasings ou des comptes à rebours...Bref, soyez créatifs ! Le but est d'attirer l'attention, d'informer et d'encourager chaque collaborateur à suivre le parcours ou les contenus mis à sa disposition. Parfois, il faudra les convaincre en montrant l'intérêt ou les bénéfices à gagner, leur faire comprendre l'importance de l'acquisition de compétences... Votre audience ne sera pas toujours réceptive à vos messages mais ne baissez pas les bras, vous finirez par trouver la recette magique propre à chaque collaborateur.
Pour terminer, un autre soutien se trouvera auprès des managers. Vous devrez les impliquer puisqu'ils joueront eux-aussi un rôle crucial en soutenant la position de leur service RH et en le relayant les messages ou informations clés auprès de leurs subordonnées.
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